Thư Giải Trình Tiếng Anh Là Gì?

Thư Giải Trình Tiếng Anh Là Gì? Câu hỏi này thường gặp ở những người đi làm, đặc biệt là trong môi trường quốc tế. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về thư giải trình trong tiếng Anh, cũng như cách viết và những điều cần lưu ý.

Thư Giải Trình trong Tiếng Anh: Định Nghĩa và Mục Đích

Thư giải trình, hay còn gọi là thư tường trình, trong tiếng Anh thường được gọi là “Explanation Letter” hoặc “Letter of Explanation”. Đây là một văn bản chính thức được sử dụng để giải thích một sự việc, hành động hoặc tình huống nào đó. Mục đích của thư giải trình là làm rõ nguyên nhân, diễn biến và hậu quả của sự việc, đồng thời đưa ra biện pháp khắc phục hoặc giải pháp. Thư giải trình có thể được yêu cầu trong nhiều trường hợp, từ công việc, học tập đến các vấn đề cá nhân. Ví dụ, bạn có thể cần viết thư giải trình khi đến muộn, nghỉ làm không phép, hoặc khi có sự sai sót trong công việc.

Các Loại Thư Giải Trình Phổ Biến

Thư giải trình về việc đi muộn/nghỉ làm: Đây là loại thư giải trình thường gặp nhất trong môi trường công sở.
Thư giải trình về sai sót trong công việc: Khi mắc lỗi trong công việc, bạn cần viết thư giải trình để nhận trách nhiệm và đề xuất biện pháp khắc phục.
Thư giải trình về hành vi cá nhân: Trong một số trường hợp, bạn có thể cần viết thư giải trình về hành vi cá nhân của mình.

Cách Viết Thư Giải Trình Tiếng Anh Hiệu Quả

Một thư giải trình tiếng Anh hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố sau:

Ngắn gọn, súc tích: Tránh lan man, dài dòng. Đi thẳng vào vấn đề chính và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc.
Trung thực và khách quan: Đưa ra thông tin chính xác, không che giấu hay bóp méo sự thật.
Thể hiện trách nhiệm: Nhận trách nhiệm về hành vi hoặc sự việc đã xảy ra.
Đề xuất giải pháp: Đưa ra biện pháp khắc phục hoặc giải pháp cho vấn đề.
Ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và phù hợp với ngữ cảnh.

Cấu Trúc của một Thư Giải Trình Tiếng Anh

Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích của thư và vấn đề cần giải trình.
Phần thân bài: Trình bày chi tiết nguyên nhân, diễn biến và hậu quả của sự việc.
Phần kết luận: Tóm tắt lại vấn đề, bày tỏ sự hối tiếc (nếu có) và đề xuất giải pháp.

Ví dụ về Thư Giải Trình Tiếng Anh

[Tên của bạn]
[Địa chỉ]
[Số điện thoại]
[Email]

[Ngày tháng]

[Tên người nhận]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]


Dear [Tên người nhận],

I am writing to explain my absence from work on [Ngày nghỉ]. I was unfortunately unable to attend work due to [Lý do nghỉ].

[Giải thích chi tiết về lý do nghỉ].

I apologize for any inconvenience this may have caused. I have already [Biện pháp khắc phục].

Sincerely,
[Tên của bạn]

Bạn đã bao giờ nghe đến ca trù là gì chưa? Hay bạn có biết công nhân tri thức là gì?

Khi Nào Cần Viết Thư Giải Trình?

Thư giải trình thường được yêu cầu trong các tình huống sau:

Đi muộn hoặc vắng mặt không lý do.
Mắc lỗi trong công việc.
Vi phạm quy định của công ty.
Gặp sự cố bất ngờ ảnh hưởng đến công việc.

Mẹo nhỏ khi viết thư giải trình

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc từ ngữ khó hiểu.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.

Bạn có biết voice off là gì không? Hoặc vuông pha là gì?

Kết Luận

Hiểu rõ “thư giải trình tiếng Anh là gì” và cách viết một thư giải trình hiệu quả là kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc quốc tế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.

FAQ

Thư giải trình tiếng Anh có bắt buộc phải viết tay không? * Không, bạn có thể soạn thảo trên máy tính.
Tôi có thể sử dụng mẫu thư giải trình tiếng Anh có sẵn không? * Có, nhưng nên điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cụ thể.
Tôi nên gửi thư giải trình cho ai? * Tùy thuộc vào quy định của công ty, thường là gửi cho cấp trên trực tiếp hoặc phòng nhân sự.
Thời gian gửi thư giải trình là khi nào? * Càng sớm càng tốt sau khi sự việc xảy ra.
Tôi cần lưu lại bản sao thư giải trình không? * Có, nên lưu lại một bản sao cho mình.
Nếu tôi không viết thư giải trình thì sao? * Có thể bị kỷ luật hoặc ảnh hưởng đến công việc.
Thư giải trình có cần công chứng không? * Thông thường không cần công chứng, trừ khi có yêu cầu đặc biệt.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về hạ container tiếng anh là gì.

Các tình huống thường gặp câu hỏi về thư giải trình:

Viết thư giải trình khi đi muộn họp.
Viết thư giải trình khi nộp báo cáo trễ.
Viết thư giải trình khi làm mất tài liệu quan trọng.

Gợi ý các câu hỏi khác:

Bảng lương tiếng Anh là gì?
Nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Khi cần hỗ trợ hãy liên hệ Email: [email protected], địa chỉ: 505 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam, USA. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.